Condizioni generali di fornitura

Condizioni generali di fornitura tra

AREADERMA S.R.L., con sede legale in Pergine Valsugana (Tn), Viale dell’Industria 47, CF. e P.IVA 02054990227, in persona del legale Rappresentante pro tempore, qui di seguito denominata “Terzista”

e

Il “Committente”

Premesso che

  • Il Terzista possiede attrezzature, competenza tecnica e professionale per la produzione di prodotti cosmetici e di alcune tipologie di dispositivi medici;
  • Il Terzista garantisce che gli articoli da lui sviluppati e prodotti per conto del Committente sono conformi al Regolamento Europeo 1223/2009, di seguito denominato anche solo Regolamento; sarà onere del Committente, qualora desiderasse esportare i prodotti fuori dall’Unione Europea, accertarsi della conformità degli stessi alla disciplina ed ai requisiti del Paese di destinazione;
  • Il Terzista è certificato ISO 22716 nr.15358 che attesta l’adeguatezza alle GMP (Good Manufacturing Practices) ed è quindi qualificato per sviluppare, produrre e confezionare gli articoli di cui ai punti precedenti così come proposti in offerta e definiti in conferma ordine;

Tutto ciò premesso, le parti convengono quanto segue

1) Oggetto

Le parti convengono e riconoscono che le presenti condizioni generali si applicano ad ogni ordine di acquisto avente ad oggetto l’esecuzione da parte del Terzista a favore del Committente delle forniture dei prodotti cosmetici, dei servizi e delle prestazioni di volta in volta specificati nelle relative conferme ordine.

Considerato che il Terzista è competente a produrre anche alcune tipologie di Dispositivi Medici, le presenti condizioni generali si applicheranno altresì alle forniture di tali dispositivi, in combinato disposto con la disciplina prevista dai capitolati specifici per il singolo Dispositivo Medico, che verranno predisposti ed approvati dalle Parti.

2) Persona responsabile

Il Committente è la Persona Responsabile che, nell’esecuzione del contratto, garantirà il rispetto della normativa nazionale e comunitaria sui prodotti cosmetici e ne assumerà i relativi obblighi, anche ai sensi degli Art. 4 e 5 Reg. 1223/2009. Nel caso di esportazione fuori dall’UE, sarà sempre a carico esclusivo del Committente la verifica della conformità del prodotto rispetto a tutte le normative straniere vigenti, disciplinanti le fasi di produzione, autorizzazione, commercializzazione, etc.

Dato atto che fra gli obblighi previsti dal Reg. 1223/2009 vi è anche quello della notifica elettronica dei prodotti cosmetici, prima della loro immissione nel mercato, sul portale CPNP (Cosmetic Products Notification Portal), il Terzista si dichiara disponibile ad eseguire tale servizio al corrispettivo indicato nell’offerta. A tal fine, il Committente si impegna a fornire al Terzista, in tempo utile, le grafiche ed etichette definitive dei prodotti in formato pdf; il committente si assume, anche ai sensi del Reg. 1223/2009, ogni responsabilità per qualunque irregolarità, difetto e/o contestazione connessi alla grafica dell’imballaggio e/o all’etichettatura del prodotto.

Il Committente si impegna inoltre ad avvertire tempestivamente il Terzista di ogni informazione in suo possesso relativa al Capitolo Generale della Cosmetovigilanza (Capo VII° Reg. 1223/2009 – Art. 22 (Controllo all’interno del Mercato); art.23(informazioni sugli effetti indesiderabili gravi); art.24 (informazioni sulle sostanze ed a collaborare con esso nella procedura di raccolta dati e di ricerca del nesso causale.

Il Committente è altresì a conoscenza che il Terzista, nell’ambito delle responsabilità del proprio operato, è coperto da una polizza RC per eventuali danni provocati dai prodotti all’utente finale che esclude i paesi U.S.A., Canada e Messico dalla copertura assicurativa. Per eventuali sinistri in tali paesi viene quindi espressamente accettata da parte del Committente la rinuncia ad ogni garanzia e rivalsa nei confronti del Terzista ed il Committente dichiara di manlevare il Terzista da ogni pretesa di terzi utenti finali dimoranti in quei paesi.

3) Documentazione informativa sul prodotto

La documentazione informativa sul prodotto può essere raccolta dal Terzista o dal Committente, assumendosi in ogni caso il Committente, quale “Persona Responsabile” ai sensi del Regolamento ogni responsabilità in ordine al contenuto ed alla completezza della stessa.
Il Terzista è disponibile ad eseguire tale servizio al prezzo indicato nell’offerta e/o nella conferma d’ordine. Nel caso in cui non venisse richiesto tale servizio la raccolta della documentazione informativa sul prodotto (cd. P.I.F., contenente tutte le informazioni previste dalla disciplina vigente nazionale e comunitaria) è a carico del Committente e detenuta presso la sede del Committente, che si occuperà della sua predisposizione, archiviazione e conseguente aggiornamento (Art. 11 Reg. 1223/2009) nonché della eventuale messa a disposizione alle Autorità competenti e a tal fine il Terzista si impegna a fornire al Committente la documentazione necessaria di sua competenza alla integrazione del documento.

4) Servizio fornitura documenti e controllo grafiche

A fronte della richiesta da parte del Committente di documenti necessari per l’esportazione dei prodotti in Paesi Extra UE, verranno forniti dal Terzista, in lingua inglese, la Dichiarazione di libera vendita, il Certificato di Origine, l’Elenco degli ingredienti secondo la nomenclatura vigente (INCI), la Formula quali-quantitative range (riportante INCI, CAS number e Function di ogni sostanza contenuta) e la Schede tecnica.

Il controllo della conformità delle grafiche dei prodotti di cui all’articolo 19 del Regolamento è di responsabilità esclusiva del Committente, incluse le caratteristiche e qualità vantate dal prodotto in base alle risultanze dei test eseguiti.

5) Proprietà della formula

La formula relativa ai singoli prodotti cosmetici sviluppati e prodotti dal Terzista per conto del Committente è di esclusiva titolarità del Terzista. Quest’ultimo la utilizzerà esclusivamente per i prodotti del Committente.

La formula e tutte le informazioni inerenti alla realizzazione dei prodotti e alla loro composizione costituiscono segreto industriale o comunque informazione riservata, che il Committente ed il Terzista si impegnano a non divulgare, sia direttamente che indirettamente. Tale impegno è assunto dalle Parti anche con riguardo ai loro dipendenti/collaboratori, anche occasionali, e permarrà anche dopo la cessazione, scioglimento o risoluzione del rapporto contrattuale.

6) Modifiche dell’elenco ingredienti

L’Elenco degli ingredienti (Art. 19, comma 1. Paragrafo g.) relativo ai prodotti potrà subire delle modifiche non volute dal Terzista, a causa di modifiche della documentazione tecnica di materie prime in essi contenute o di adeguamenti legislativi.

Il Terzista si impegna a comunicare le suddette modifiche al Committente non appena possibile. Le conseguenti necessarie azioni di adeguamento delle grafiche ai nuovi testi INCI sono a carico esclusivo del Committente.

7) Sviluppo progetto

Su richiesta del Committente, il Terzista si dichiara disponibile a procedure di formulazione e campionatura di prodotti dallo stesso richieste, finalizzate alla realizzazione di prodotti cosmetici o di talune tipologie di dispositivi medici, che potranno successivamente diventare oggetto di ordine da parte del Committente.

Il Committente indicherà, tramite specifico modulo, da richiedersi al Terzista, le principali direttive in merito alle tipologie di prodotto richieste.

Lo sviluppo del progetto è a titolo oneroso; l’importo verrà determinato dal Terzista e non potrà essere rimborsato al Committente in nessun caso, e quindi nemmeno nell’ipotesi in cui il Committente decida successivamente di non ordinare tali prodotti.

La tempistica dello sviluppo sarà concordata dalle Parti, fermo restando che ogni successiva modifica di quanto concordato comporterà anche la dilazione delle tempistiche.

8) Accordo per la produzione di cosmetici eco – biologici o di altro tipo, certificati da ente terzo

In merito ai prodotti con certificazione di Ente terzo, il Terzista si impegna a rispettarne il Disciplinare ed il Regolamento, a ricevere l’addetto dell’ente certificatore ed a fornirgli le informazioni necessarie per lo svolgimento dell’audit; su richiesta dell’ente, il Terzista si impegna inoltre ad informare l’Ente Certificatore riguardo le produzioni che il Terzista effettuerà per conto del Committente.

9) Prove di stabilità e compatibilità e durata massima del prodotto

Il Committente prende atto che, per verificare se i prodotti siano stabili nel tempo e siano compatibili con il packaging scelto, alla condizione che vengano trasportati e conservati correttamente, risulta necessaria l’esecuzione di test di stabilità simulata e compatibilità accelerati.

In caso di esito positivo di tali test, il prodotto verrà consegnato con indicazione di una durata massima di tre anni a partire dalla data di produzione, termine entro il quale potrà essere garantito al consumatore l’utilizzo del prodotto in sicurezza.

Decorso tale periodo, indicato come durata massima del prodotto, il Committente non potrà più presentare al Terzista alcun reclamo di qualsiasi natura.

Il Terzista sulla base dei test eseguiti e loro valutazione si impegna a fornire al Committente le Prove di stabilità microbiologica del prodotto (Challenge test) e la definizione del PAO.

Il Committente prende atto che, nonostante l’esito positivo di questi test, il prodotto è sensibile a determinate condizioni fisiche come, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, calore, luce, polvere, sbalzi di temperatura.

Qualora il Committente non ritenesse necessario lo svolgimento dei test di cui sopra o non potesse attendere l’esito dei suddetti test prima di ricevere il prodotto finito, dichiara di assumersi sin d’ora qualsiasi responsabilità in ordine a tale prodotto, e qualora richiesto, dovrà sottoscrivere eventuale separato documento di totale assunzione di responsabilità.

10) Tracciabilità

Il Committente è obbligato a detenere ed utilizzare un programma che consenta la immediata tracciabilità della destinazione dei singoli lotti forniti dal Terzista.

Il Terzista è obbligato a detenere e utilizzare un programma che consenta la immediata tracciabilità delle materie prime utilizzate per la produzione dei Prodotti del Committente, in accordo con quanto previsto dal Reg. 1223/2009 e dal Codice del Consumo (D. Ivo. 206/2005).

11) Ordine e conferma ordine

Il committente dovrà inviare apposito ordine scritto, con precisa indicazione dei prodotti richiesti e relative quantità; nel caso in cui l’ordine segua una offerta del terzista, l’ordine dovrà essere compatibile con tale offerta.

Gli ordini devono essere inviati via e-mail all’attenzione dell’ufficio commerciale.

Il Terzista comunicherà la propria accettazione con apposita conferma d’ordine, con indicazione dei tempi di consegna della merce ordinata, in difetto della quale il Terzista non avrà assunto alcun impegno di fornitura.

La data di consegna comunicata è da intendersi comunque indicativa e strettamente correlata ai tempi di approvvigionamento delle materie prime e del packaging, eventualmente fornito anche dallo stesso Committente e pertanto quest’ultimo rinuncia a qualunque pretesa, sia di adempimento che risarcitoria, che trovi fondamento sul mancato rispetto del termine di consegna; salvo ritardi dovuti a cause di forza maggiore, caso fortuito, eventi imprevisti ed imprevedibili, scioperi, ritardi nelle forniture da parte di terzi e altri simili eventi, il Committente avrà facoltà di recedere dal contratto decorsi giorni 120 dalla scadenza indicata nella conferma d’ordine, con l’esclusione delle ipotesi in cui il ritardo sia attribuibile al Committente stesso; nella ipotesi in cui il committente eserciti correttamente tale facoltà di recesso, il Terzista dovrà restituire eventuali acconti ricevuti, rinunziando il Committente, in ogni caso, ad ogni diversa pretesa.

12) Materie prime e packaging in conto lavoro

Qualora tutte o in parte le materie prime necessarie per la produzione dei semilavorati siano fornite dal Committente, queste, confezionate ed etichettate secondo la normativa, dovranno pervenire al Terzista entro il termine richiesto dallo stesso.

Analogamente, anche qualora il packaging sia fornito tutto o in parte dal Committente, questo deve pervenire al Terzista entro il termine richiesto dallo stesso.

Il Committente prende atto della necessità di massima attenzione nell’invio del materiale in conto lavoro, avvertendo preventivamente il Terzista circa la data esatta di consegna dello stesso al fine di prenderlo in carico; il Terzista si riserva di riprogrammare la lavorazione qualora le materie prime o il packaging arrivino in data diversa da quella richiesta dal Terzista, differendola a data successiva, che verrà comunicata al Committente.

Il Committente invierà il packaging nel quantitativo sufficiente per evadere l’ordine, maggiorandolo di una quantità adeguata (almeno 5%) per far fronte alle tolleranze previste dagli usi e ad eventuali scarti.

È facoltà del Terzista respingere quantitativi superiori o addebitare al Committente spese di magazzino, sia presso il Terzista stesso, che presso terzi.

Packaging e materie prime obsolete, che non rispettino i requisiti di legge, non conformi o rimaste inutilizzate all’evasione dell’ordine verranno restituite al Committente con oneri a suo carico.

A richiesta del Committente, il Terzista potrà fornire, unitamente alla sua offerta e/o alla conferma d’ordine, un preventivo dei corrispettivi per la fornitura delle materie prime e/o del packaging, sulla base delle indicazioni del Committente.

13) Obsolescenza dei materiali in acquisto dal terzista

Il Committente acquisterà al prezzo di costo indicato dal terzista tutte le materie prime ed i materiali di confezionamento di proprietà del Terzista e riferiti ai Prodotti del Committente divenuti obsoleti a causa di modifiche – anche a seguito di aggiornamenti legislativi – alla formulazione e/o ai materiali di confezionamento necessari alla strutturazione del Prodotto. In alternativa il

Terzista si potrà impegnare a distruggere tali materiali, previo accordo con il Committente, che rimborserà al Terzista il valore dei materiali al prezzo di costo, aumentato dei costi sostenuti per il relativo smaltimento.

14) Prezzi e modalità di pagamento

I prezzi applicati, la validità degli stessi ed i termini e le modalità di pagamento sono quelli indicati nell’ offerta e/o nella conferma d’ordine inviata dal Terzista.

In caso di reclamo inerente una fornitura, il Committente non potrà sospendere il pagamento dovuto per altre forniture non oggetto di contestazione, né potrà far valere eventuali compensazioni.

Il pagamento di eventuali note di accredito emesse a favore del Committente seguirà, come scadenza, il pagamento relativo alla fattura a cui la nota di accredito si riferisce. Se il pagamento del Committente fosse stato anticipato, il pagamento della nota di accredito verrà effettuato mediante bonifico entro 5 giorni dalla data della nota di accredito.

15) Ritardi nei pagamenti

Il mancato o ritardato pagamento dei crediti scaduti comporta l’applicazione degli interessi moratori ex D.Lgs. 231/2002, a fare data dalla scadenza indicata in fattura; inoltre, qualora il Terzista debba effettuare ulteriori consegne al committente, queste verranno sospese sino all’integrale pagamento delle fatture già scadute. Il ritardo nel pagamento, maggiore di giorni 15, comporterà il differimento delle date originarie di produzione e consegna ad una nuova data, da definire in base alle disponibilità produttive del Terzista stesso, con automatica sostituzione dei termini in precedenza concordati.

16) Luogo di consegna e spese di trasporto

La consegna dei prodotti da parte del Terzista al Committente avverrà presso la sede del Terzista, in applicazione della clausola EXW (ex works – franco fabbrica); le spese di trasporto e gli oneri accessori, compresi quelli di assicurazione, sono pertanto a carico esclusivo del Committente; con la consegna al vettore ogni rischio di perdita o danni relativo alle merci farà carico al Committente.

Qualora il Committente non effettui il ritiro della merce entro il termine fissato, il Terzista si riserva di fatturare le spese derivanti dallo stoccaggio della merce, al corrispettivo mensile di Euro 6 per ogni base pallet standard 80*120 (+iva).

17) Reclami

Il Committente, all’atto del ricevimento dei prodotti, ha l’onere di verificarne la corrispondenza quali- quantitativa rispetto all’ordinato. I termini per la denuncia dei vizi sono quelli previsti dal Codice Civile in materia di compravendita di beni mobili, pari a 8 giorni dalla consegna.

Il Committente ha l’obbligo di denunziare al Terzista la non conformità dei prodotti con reclamo scritto, dettagliato e documentato, indicando in ogni caso il prodotto, il difetto riscontrato, il lotto e la data di consegna, che dovrà essere inviato mediante PEC o raccomandata postale r.r. ed eventualmente anticipato a mezzo mail.

Il Committente decade dal diritto ad ogni garanzia qualora non rispetti i suddetti termini e formalità.

L’eventuale reso della merce dovrà essere espressamente autorizzato dal Terzista.

Il Committente rinunzia ad ogni garanzia oltre il termine di durata massima del Prodotto di cui all’art. 9.

18) Limitazione dei danni risarcibili

Qualora venisse accertata la responsabilità del Terzista per difetti del prodotto, il risarcimento da questi dovuto non potrà in ogni caso superare l’ammontare dei corrispettivi pattuiti per la fornitura di quello specifico prodotto, salvo in caso di dolo o di colpa grave. Il Terzista avrà facoltà di sostituire i prodotti difettosi, rinunziando in tal caso il Committente ad ogni risarcimento e/o restituzione del corrispettivo. Salvo il caso di dolo o colpa grave, il Terzista non sarà tenuto al pagamento in favore del Committente del risarcimento dei danni per mancato guadagno (c.d. lucro cessante), per pregiudizio all’immagine ed all’avviamento commerciale e, in generale, quello dei danni indiretti, ivi compresi gli oneri che dovessero essere sostenuti per procedere all’eventuale ritiro o richiamo dei prodotti dal mercato. Resta esclusa qualsivoglia responsabilità a carico del Terzista per anomalie e/o vizi che avrebbero potuto essere riscontrati e/o rilevati, usando da parte del Committente la normale diligenza al ricevimento della merce, così come nelle ipotesi in cui le anomalie riscontrate fossero conseguenza di mancate o scorrette o carenti informazioni al Terzista da parte del Committente o dei sui fornitori.

19) Tutela della riservatezza e del trattamento dei dati dell’acquirente

Il Terzista tutela la privacy dei propri clienti e garantisce la conformità del trattamento dei dati personali rispetto alle previsioni della normativa in materia di privacy di cui al Regolamento (UE) 2016/679 e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.
I dati personali anagrafici e fiscali acquisiti dal Terzista, titolare del trattamento, vengono raccolti e trattati nelle forme e secondo le modalità previste dalla Privacy Policy pubblicata sul sito internet aziendale.

20) Legge applicabile e foro competente

Il contratto di fornitura tra Committente e Terzista è soggetto alla legge italiana; per tutto quanto non espressamente disciplinato si applicheranno le disposizioni del Codice Civile.

In caso di controversie fra le Parti, aventi ad oggetto l’interpretazione delle presenti condizioni generali e di ogni clausola contrattuale, la esecuzione e la risoluzione dei contratti di fornitura, il Foro competente, in via esclusiva e con rinunzia a qualunque diverso Foro, sarà quello di Trento.